Frotas e combustível
Como organizar o controle de abastecimento da prefeitura
Equipe G3 Infotech ·
O controle começa com um registro por abastecimento, vinculado ao veículo, à autorização e à secretaria responsável. A conferência deve comparar documentos e medições antes de concluir que houve desperdício.
Quais informações registrar?
Identifique veículo, placa, combustível, motorista, fornecedor, data, quantidade em litros, preço unitário e valor total. Registre também a quilometragem ou o horímetro e a secretaria responsável. Preserve o vínculo com a autorização e o comprovante. Campos padronizados evitam que o mesmo veículo apareça com nomes diferentes nos relatórios.
Defina quem informa, quem confere e quem pode corrigir cada lançamento. Uma correção precisa manter o motivo e o histórico; substituir números sem deixar rastros impede explicar a diferença depois.
Como conferir um abastecimento?
Compare a autorização com o documento do fornecedor e com o registro efetivamente lançado. Verifique duplicidades, combustível incompatível com o cadastro e leituras menores que a anterior. Esses sinais orientam uma conferência; isoladamente, não demonstram fraude.
Antes de calcular consumo, confirme que as medições são comparáveis. Abastecimentos parciais, troca de hodômetro, erros de digitação e uso de máquinas por hora podem distorcer resultados. Trate a causa e documente a decisão.
Quais relatórios ajudam na rotina?
Comece pelos totais por período, veículo, secretaria e fornecedor. Separe quantidade abastecida de valor gasto: uma variação de preço pode aumentar a despesa sem aumento de litros. Mantenha filtros e critérios visíveis para que duas pessoas consigam reproduzir a consulta.
Na reunião de acompanhamento, selecione ocorrências que precisam de esclarecimento, atribua responsáveis e registre a conclusão. O relatório ganha utilidade quando leva a uma ação verificável, como corrigir um cadastro ou revisar uma autorização.
Como começar sem interromper a operação?
Escolha uma secretaria ou um conjunto pequeno de veículos para o primeiro ciclo. Limpe os cadastros, teste permissões e valide o fechamento com quem recebe os comprovantes. Expanda depois que os responsáveis conseguirem executar a rotina e explicar os números.
Na G3, o escopo de frotas pode conectar autorizações, abastecimentos, manutenção e relatórios. A implantação deve partir dos fluxos reais da prefeitura e das integrações necessárias, definidos em conjunto com a equipe.
Referências e escopo
Orientações práticas da equipe G3. Os recursos e as condições de implantação são definidos por projeto.